相手先の経営状態を把握しないまま取引を開始したり、取引先の経営状況の変化を調べないまま条件を変えずに取引を継続したりすることは、自社にとって極めてリスクの高い行為です。最悪の場合、自社の経営にも悪影響を及ぼします。経営環境やそれに伴う企業の信用力は常に変化していくものであり、安定している訳ではありません。そのため重要なのが、取引先管理の一環として行う継続的な信用調査。信用調査を行うことで貸し倒れ(相手先からの売上を回収できない状態)の発生防止や、取引先の経営状態の把握が可能になります。
信用調査にはいくつかの方法があります。まずメインバンクで信用照会を行い、取引先の経理状態などを把握する金融機関調査です。ただ、金融機関は取引先の状況が悪化していてもあまり触れてくることはありません。金融機関からの報告は、その行間にある意味を読み解きながら真相を予測するのが大切です。そして同業者同士で会話しているだけでも、取引先への売掛限度などの情報を集められます。ただ、同業者からの情報は業者ごとに取引量や付き合いの年数の長さによって評価内容が異なってくるので、あくまでもサブ的な情報として捉えておくといいでしょう。
信用調査を行うのは大切ですが、部分的な管理をしていると本当に大切な情報をキャッチしそびれることもあります。ですので、全体像を踏まえた取引先管理が重要です。リスクモンスターというサイトのコンテンツ内で推奨されているのが、取引先リストの活用です。最初に取引先とその会社の格付、与信限度、与信期限を記載したリストを作成します。この取引先リストを管理部門が商号、本社所在地、電話番号、代表者などをフックに各取引先の与信限度をまとめる名寄せ作業を行います。このとき、取引先に自社で決めた取引先コードをつけておくと作業が断然楽になります。すべての取引先に格付けするのは難しいかもしれませんが、目的は与信リスクの全体像を把握すること。一般的な基準である与信限度の合計80％以上は格付をつけるようにしましょう。